有相当一部分企业把数据备份当成其存储的全部，企业所有数据并没有进行任何分类整理，直接进行备份。其实，备份和归档对任何规模的企业来说都很重要。企业只有通过有效结合归档和备份，才能在保证法规遵从的前提下达到改进存储基础设施、优化成本、提升投资回报率的目标。
归档离我们有多远
如今的商业机构要求，当客户、合作伙伴、员工、审计、律师、股东或公司内部部门需要某些内容文件时，这些指定的内容必须及时可用。内容和电子记录的安全、可用性、完整性和可靠性对当今企业的生存具有举足轻重的影响。如果所需内容不完整，隐私或安全政策被触犯，或所需内容不能在限定的时间内被访问，后果可能导致企业的名誉受损、收入损失、股价下跌、个人法律责任、法院制裁以及销毁电子证物的指控。
法规遵从日趋严苛
根据行业分析公司Enterprise Storage Group(ESG)的调查，超过50%的企业数据含有固定内容，例如文件、图片、电子邮件以及其他数据。这些数据每年都以90%的速度增长，而且需要随时被访问。另据ESG统计表明，仅美国就有超过15万部由联邦或州立法机构起草的有关适当信息处理的法律和法规。这些法律法规对记录的创建、存储、访问、维护和保存做了明确的规定，而且要求保存记录的时间越来越长，在某些情况下甚至会超过一个人的寿命。
以著名的《萨班斯法案》为例，该法案强调企业的信息技术策略和企业内控活动（不论是人还是机器）的操作流程都必须进行明白a地定义并保存相关记录，而后才能实施。它还规定，公司首席执行官和首席财务官必须对财务报告的真实性宣誓，倘若提供不实财务报告的，他们有可能将被处以10年或20年监禁的重刑。《萨班斯法规案》已于2006年7月15日在中国正式生效，适用于所有在美国上市的中国企业。同时，国内关于企业经营运作的法规体系也日渐成熟，各行业的监管力度日益加大和完善，再加上越来越多的国内企业开始与国际接轨，这些企业都需要考虑相关的法规遵从要求。这就对企业的财务报表、公司往来信息以及电子邮件等文档提出了归档需求。
慎选归档方案
显然，以《萨班斯法案》为代表的各项严苛的法律法规使企业不得不重视对其内容和往来电子记录的管理。越来越多的企业已经意识到，只要对数据进行有效的归档管理就能够满足其法规遵从要求。然而，面对市场上各异的归档产品，企业如何才能选择适合自身的解决方案呢？右边列出的五个要素可以帮助企业慎重选择合适、有效的归档解决方案，以达到提升管理效率、降低总体拥有成本和确保投资回报率。
有效结合备份与归档
备份和归档都是数据存储的应用形式，只是应用目的不同：备份是对数据进行复制，是为了确保在出现数据丢失或系统灾难时将复制的数据恢复回来，因此备份关注的是业务信息的变化和更新，因此备份通常是短期的并且经常被覆盖；归档则是针对海量数据的应用，是对数据进行有计划的迁移，当数据停止改变或不被频繁使用时，通过归档把它们转移到一个文档，使之存于日常的备份窗口之外，但仍需保证其可用性。备份和归档虽有区别但又互相联系。只要涉及到数据归档必然会有数据备份的需求，并且两者都是对存储设备进行操作，因此它们完全可以基于同一技术体系来实现。
数据归档与备份对企业而言具有两种不同但互补的功能：备份用于快速复制和恢复，以减少故障、人员错误或灾难带来的影响；归档则用于对数据进行有效的管理、保留和长期的访问与检索。用户可以将归档和备份结合起来采用，以达到优化成本、改进存储基础设施的整体效力。备份能够在有效的归档解决方案的环境下变得更加有效率，而归档也可以利用备份基础设施满足用户的数据保护需要。
选择归档方案应注意五个要素
1.支持内容来源的多样性
现代企业运行着各种各样的应用，比如电子邮件、即时通讯软件、医疗影像系统、数据库、分布式文件系统等，这些应用都会产生相关的内容文件。企业应该部署一套动态的内容归档解决方案，该方案需支持各种不同应用所产生的内容并把它们归档进一个单一的动态架构中。能够支持内容来源多样性的公共动态归档解决方案可以为用户大大节省运营成本，还能保证集中式搜索和检索，确保数据的安全、真实和完整。
２.支持存储和IT政策
存储和IT政策必须和企业的商业政策相一致，才能保证通过技术实施的一系列应用能够符合商业政策的要求。因此，存储和IT政策需要接受企业的业务、法律、风险、档案室等各部门的检查。和企业的存储和IT政策相关的问题，例如企业里哪些应用或服务器上拥有那些根据商业政策规定需要进行归档的内容，一套动态归档解决方案在今天和今后五年里需要多大的存储容量，哪些记录可以删除，何时能删除等。
３.支持企业的商业政策
对法律顾问、法务主管、风险控制经理或企业的任何业务部门而言，他们在选择动态内容归档解决方案时必须考虑的一个最重要的标准就是：该解决方案是否支持公司的商业政策。商业政策的制定是企业业务、技术部门和档案室等各方综合考虑的结果，而且这些政策越来越多的体现了法律法规遵从需求和企业整体政策对企业管理其信息资产的综合要求。
４.提供公用归档服务
当一套支持内容来源多样性的动态归档解决方案启用后，它应当能提供一系列例如目录/搜索、数据分类、访问控制、数据保留、保存或删除等公共、横向的服务。该解决方案应该在指定的商业政策基础上，面向所有类型的内容提供这些公共管理服务。
5.分层存储和简化管理
在数据不断海量增长的今天，企业在满足政府监管和法规遵从要求而进行数据保存和处理的同时，也应该考虑自身的效益。分层存储架构是企业能够将数据价值与存储设备成本相挂钩，在有效进行存储归档以满足法规遵从的同时，做到对存储成本的合理控制，从而提高存储资源利用率，保证投资回报率。它应该提供一个单一管理界面，帮助用户实现包括归档解决方案在内的整个分层存储环境的监测、报告与控制，降低用户的运营成本。 |
